Руководство по работе с волонтерами на протокольных мероприятиях

Современный мир уже сложно представить без работы волонтеров. Это и работа в медучреждениях, ситуационных центрах, в приютах для животных, участие в экологических акциях, работа с людьми с ограниченными возможностями и много другое.

Как вы думаете, где молодой человек, мечтающий о работе в протоколе, может сделать свои первые шаги в этой интересной, но очень сложной специальности? Конечно же став волонтером Организационной работы и Протокола.

Волонтеры Организационной работы и Протокола — часть фирменного стиля, образа мероприятия. Быть волонтером — это не только почетно, но и крайне ответственно. Ведь первый, с кем сталкивается гость мероприятия — это волонтер. Правильный отбор волонтеров для проекта — 50% успеха.

В руководстве мы рассмотрим следующие вопросы: категории волонтеров Организационной работы и Протокола, функционал и зоны ответственности волонтеров, их координаторов и организаторов.

Волонтер является неотъемлемой имиджевой составляющей мероприятия. От его внешнего вида, знания площадки, умения вести диалог, радушия и проявления гостеприимства складывается общее впечатление от события.

Волонтер любого направления обязан владеть базовой информацией о мероприятии: его историей, деловой и культурной программой, знанием объектов, количеством участников и прочее. Должен уметь отвечать на вопросы гостей и осознавать необходимость выполнения всех поручений в поставленные сроки, поэтому стрессоустойчивость и коммуникабельность являются основными требованиями к ним. Волонтер должен быть готов к общению с гостями с ОВЗ (ограниченными возможностями здоровья), проявлять терпимость и уважение.

Дресс-код

Внешний вид волонтера определяется организаторами (специальная форма, цвет аксессуаров, некоторые особенности) и зависит от формата мероприятия, но, в любом случае, должен быть безупречен, как мы уже отмечали, волонтер — лицо площадки.

Корпоративный мерч должен быть чистым, отглаженным, свежим (без запаха пота, еды, ярко пахнущего парфюма). Юбка/брюки отутюжены. Отсутствие волос/шерсти животных, следов помады или тонального крема. Обувь начищенная. Необходимо также иметь пару сменной удобной обуви, чтобы комфортно исполнять свои обязанности в течение дня.

Макияж для женщин/девушек — естественный.

Допускаются следующие украшения: неброские серьги/гвоздики, часы, обручальное кольцо. Маникюр: свежий, нюдовый с отсутствием рисунков/страз/скульптурных изысков. Длина ногтей: короткая/средняя. Форма: миндалевидная, скругленный квадрат. Внешний вид рук особенно важен для волонтеров на стойке регистрации и аккредитации.

Давайте рассмотрим следующие категории волонтеров Организационной работы и Протокола:

— волонтеры регистрации и аккредитации;
— волонтеры встречи;
— волонтеры таможенных и пограничных процедур;
— волонтеры размещения;
— волонтеры навигации /координатор движения людских потоков;
— волонтеры пресс-центра/ медиа-волонтеры;
— волонтеры церемоний /участники наградной группы /координаторы рассадки зрителей;
— волонтеры- аниматоры/ координаторы интерактивных программ;
— волонтеры- экскурсоводы;
— волонтеры зоны питания;
— волонтеры Протокола;
— волонтеры медицинского обеспечения (волонтеры-медики)

Волонтер регистрации и аккредитации. Волонтеры этой функции — первые, кого по прибытии на мероприятие видят гости и участники. Ребята, работающие в зоне регистрации и аккредитации, обеспечивают радушный прием и достойную встречу всех участников. Это одна из немногих волонтерских позиций, которая предусматривает работу в несколько смен, в том числе и ночную. Волонтерам этой позиции необходимо быть готовыми встречать большие делегации, решать вопросы с багажом и миграционными картами, а также отвечать на все возникающие вопросы участников и прочее.

Волонтер встречи. Перед встречей гостя в аэропорту/на вокзале волонтер должен получить от организатора или своего тим-лидера списки гостей, фото, информационные таблички (с указанием ФИО, названием мероприятия или компании) и другую необходимую информацию. Её следует тщательно изучить и иметь при себе. Также желательно иметь контакт гостя. Волонтер приветливо встречает гостя: представляется, интересуется впечатлением о дороге, помогает поставить багаж в машину. По дороге к месту размещения или мероприятия волонтер должен быть готов вести «small talk», а также уметь рассказать о регионе, в котором проводится мероприятие: исторические, социально-экономические факты, туристические достопримечательности. Рекомендуется владеть информацией о торговых центрах, местных рынках, заведениях общепита с различными видами кухонь, сувенирных лавках, музеях, культурной и развлекательной программе города. Волонтер также должен владеть базовой информацией о мероприятии.

Не рекомендуется обсуждать следующие темы: политика, финансы, здоровье, религия.

Функционал волонтера встречи в аэропорту.

Волонтеры этой позиции различаются (в идеале) на Встречающих, Регистраторов и Сопровождающих:

Встречающие волонтеры встречают прибывающих участников и гостей в зоне встречи аэропорта/вокзала. Если гости прилетают из-за рубежа, то встреча происходит перед линией паспортного контроля, в зоне выдачи багажа (до таможенного контроля).

Сопровождающие встречают прибывших в центральном фойе. После прохождения регистрации на стойке прибытия и отъезда сопровождают гостей до парковки автомобилей/автобусов.

Волонтеры этой позиции оказывают помощь в сопровождении от информационной стойки до стоек регистрации, линии предполетного досмотра, банков до зала ожидания вылета, а также находятся в зале до посадки в самолет.

Регистраторы — это волонтеры, работающие за информационной стойкой. Они ведут учет прибывших, предоставляют информацию о мероприятии, спортивных и культурных событиях, расписании и контактах в аэропорту, транспорте и маршрутах на период пребывания. Ребята могут также оказать переводческую помощь.

Главная задача Регистраторов — проверить, все ли гости и участники прилетели, прибыл ли багаж. Они также должны сверить списки и занести данные в базу мероприятия.

В случае, если гости или участники прибывают на железнодорожный вокзал, Встречающие волонтеры встречают прибывших на перроне у вагона. Они ведут прибывшую группу к приветственной стойке, сопровождают гостей по всей территории вокзала. После прохождения регистрации на стойке прибытия и отъезда сопровождают до парковки автомобилей/автобусов.

Волонтеры-регистраторы находятся на приветственной стойке и сверяют прибывших участников со списками. Они также, предоставляют информацию о транспорте и маршрутах движения на период проведения мероприятия. Главная задача — проверить, все ли гости прибыли, доставлен ли багаж, сверить списки фамилий и занести данные в базу мероприятия.

Каким организатор видит волонтера встречи:

Приветствуются: знание иностранного языка, опыт участия в мероприятиях в качестве волонтера.

Волонтер должен обладать следующими качествами: ответственность, пунктуальность, приветливость, вежливость, гостеприимность, толерантность, коммуникабельность.

Если мероприятие имеет международный характер, тогда организаторам может понадобиться волонтер таможенных и пограничных процедур.

Волонтеры этой позиции во время встречи гостей в аэропортах и ж/д вокзалах, в случае необходимости, оказывают помощь в заполнении миграционных карт, при необходимости, дают разъяснение порядка прохождения таможенного контроля, оказывают содействие в заполнении пассажирской таможенной декларации. А также помогают иностранному участнику в формировании комплекта документов для его последующего предоставления должностному лицу таможенного органа.

В период убытия иностранных участников с территории России волонтер таможенных и пограничных процедур встречает участников перед зоной таможенного контроля, при необходимости разъясняет порядок прохождения таможенного контроля. Оказывает содействие в заполнении пассажирской таможенной декларации. Помогает иностранному участнику в формировании комплекта документов для его последующего предоставления должностному лицу таможенного органа.

Каким организатор видит волонтера таможенных и пограничных процедур:

Приветствуются: знание иностранного языка, уверенное владение ПК и оргтехникой, навыки работы в команде и организаторские способности.

Волонтер должен обладать следующими качествами: пунктуальность, аккуратность, коммуникабельность, ответственность, толерантность.

После того, как гостя встретили, его необходимо разместить. И здесь организаторам не обойтись без услуг волонтеров размещения.

Волонтеры размещения работают в различных отелях (принимающей стороны). Они создают комфортные условия проживания для гостей, участников мероприятия, представителей прессы, а иногда даже зрителей. Волонтер должен знать инфраструктуру площадки (уборные комнаты/лифты/ресторан/фитнес центр/конференц зал/химчистка и пр.).

Какой функционал выполняет волонтер размещения:

Встречает гостей в отеле или в ином месте размещения. Помогает гостям разместиться, принимает участие в решении организационных вопросов. Участвует в урегулировании конфликтных ситуаций в пределах своей компетенции. Волонтер размещения также сверяет данные заселения и списки прибывших гостей, предоставляет справочную информации, помогает при выезде (в том числе и с «закрывающими» документами).

Каким организатор видит волонтера размещения:

Приветствуются: знание иностранных языков, опыт работы в гостиничной сфере и/или общепите, наличие навыков в обслуживании (приветливость, быстрая скорость).

Волонтер данной позиции должен оперативно реагировать на различные ситуации, возникающие в момент размещения гостя.

Волонтер должен обладать следующими качествами: коммуникабельность, ответственность, доброжелательность, инициативность, самоорганизованность и дисциплинированность.

Непосредственно перед самим мероприятием организаторам понадобятся волонтеры аккредитации. Волонтеры этой позиции будут регистрировать всех участников мероприятия и выдавать им персональный аккредитационный бейдж (аккредитацию), позволяющий иметь доступ на объекты, в зависимости от зоны доступа. Выдача бейджа может также сопровождаться выдачей раздаточного информационного и сувенирного материала. Волонтер должен быть ознакомлен с содержимым выдаваемого пакета.

Организаторы определяют, с какими по статусу участниками волонтеры аккредитации работают (персонал, посетители, спикеры, пресса, VIP гости), выдают им аккредитации с соответствующим их статусу временем действия и зонами доступа на мероприятия.

Волонтер должен ориентироваться в секторах аккредитационного центра: VIP, пресса, участники и официальные лица, спикеры, организаторы, волонтеры и пр.

Волонтеры аккредитации приступают к выполнению своих обязанностей заранее, за несколько дней до самого мероприятия и обычно загружены больше до мероприятия, чем в период его проведения.

Волонтеры данного направления выполняют текущие поручения руководителя сектора, сверяют данные и дополняют базы данных (в случае необходимости). В своей работе применяют программное обеспечение и компьютерные технологии, консультируют по вопросам прохождения процедуры аккредитации, дают разъяснения по пользованию бейджа, зонам доступа на объектах и др. Волонтеры аккредитации должны владеть полной информацией о мероприятии (объектами, зонами, расписанием), оказывать помощь гостям по интересующим их вопросам.

Каким организатор видит волонтера аккредитации:

Приветствуется знание иностранного языка, уверенное пользование ПК. Волонтер должен обладать высокими коммуникативными качествами, быть доброжелательным, иметь приятную внешность и правильную речь. Должен также быть усидчивым, внимательным, точным в своей работе, иметь опыт работы с документацией.

Волонтер навигации/координатор движения людских потоков должен уметь ориентироваться в списках гостей, видах бейджей, зонах доступа. Знать вверенную ему территорию: уметь объяснить местонахождение уборных комнат, гардероба, буфета, зон ожидания/переговоров, места зарядки гаджетов и прочее. Знать инфраструктуру вблизи площадки проведения мероприятия: кафе/рестораны, парикмахерские, химчистки, салоны цветов/сувениров/подарков. Иметь под рукой телефоны горячих служб и такси.

Основной задачей волонтеров пресс-центра и медиа-волонтеров является оказание содействия вещательным компаниям. При этом необходимо оперативно решать все возникающие задачи, не теряя самообладания и терпения. Медиа-волонтеры по решению организаторов могут производить фото- и видеосъемку мероприятий для дальнейшего размещения материала на платформах мероприятия или волонтерских центров, помогать посетителям определять лучшие точки для фотографирования, находиться у фотозон.

Что входит в обязанности волонтера пресс-центра и медиа-волонтера:

Помощь в организации комфортных условий для работы СМИ, в межязыковой коммуникации, в навигации на объекте, помощь в организации и проведении интервью, а также взаимодействие гостей с представителями СМИ.

Каким организатор видит волонтера пресс-центра:

Приветствуется уверенное владение ПК, офисной техникой, Интернетом, а также знание иностранного языка. Коммуникабельность, отзывчивость, грамотная речь и умение вести диалог.

Волонтер церемоний/ участник наградной группы/ координатор рассадки зрителей.

Волонтеры церемоний привлекаются к работе на церемониях открытия и закрытия мероприятия. Осуществляют помощь организаторам за кулисами и в офисах, а также привлекаются к работе с большими группами людей. Опыт участия в культурно-массовых мероприятиях волонтеров на этой позиции приветствуется. Волонтеры также могут быть привлечены заранее для участия в репетициях. Волонтеры должны быть готовы встречать/провожать артистов, отвечать за своевременный выход на сцену/уход со сцены артистов во время репетиций и концертных программ, следить за наличием необходимого количества микрофонов (и их функционирования), наградных комплектов, букетов и т. п.

Волонтеры церемоний являются частью самых ярких этапов мероприятия. И здесь, как в прочем и на других позициях, волонтер должен помнить о своем внешнем виде и о конфиденциальности и нераспространении полученной/увиденной информации.

Волонтер-аниматор/координатор интерактивных программ.

Активизирует внимание зрителей/гостей/участников. Иногда мастерски разряжает обстановку. Является «объектом повышенного спроса» (в зонах мастер-классов, фотосессий, в фойе). В случае участия такого волонтера на церемониях открытия/закрытия, спортивных мероприятиях или концертах, возможна координация действия зрителей во время выступления артистов в зависимости от происходящего на сцене действия. Волонтер-аниматор должен быть готов работать в ростовой кукле.

Каким организатор видит волонтера-аниматора:

Волонтер должен быть аккуратным, коммуникабельным, активным, артистичным, внимательным, толерантным. Приветствуется знание иностранного языка.

Волонтер-аниматор должен быть готов встречать/сопровождать группы посетителей, отвечать за своевременную подготовку мест своей деятельности (анимационных зон, мастер-классов, фотозон), следить за наличием необходимого количества раздаточного материала, владеть приемами и техниками работы с интерактивными приложениями.

Волонтер-экскурсовод.

Волонтеры на данной позиции должны быть коммуникабельными, активными, обладать артистическими навыками, не бояться выступать перед публикой. Приветствуется знание иностранного языка и опыт в проведении экскурсий. Необходимо владеть информацией о стендах и экспозициях, интересных зонах, знать программу мероприятий. Уметь поддержать дружелюбный разговор и грамотно отвечать на вопросы гостей.

Волонтер зоны питания.

Волонтеры зоны питания должны быть приветливыми, готовыми оказать помощь гостям и уметь работать в команде. Волонтеры этой позиции следят за тем, чтобы был представлен весь ассортимент блюд в достаточном количестве и за тем, чтобы зоны питания всегда содержались в чистоте.

Необходимо помнить, что на данной позиции организатор может потребовать наличие медицинской книжки и опыт работы в сфере общественного питания. Возможен ранний выход на смены (перед началом завтрака), работа с большим количеством людей и оказание сервисов на высшем уровне. Конфиденциальность и чистоплотность приветствуется.

Волонтер зоны питания должен хорошо ориентироваться в ассортименте представленных блюд, а также быть готовым проконсультировать гостей по их составу.

Волонтер службы протокола.

Волонтеры данной позиции оказывают помощь в организации официальных мероприятий, в том числе заседаний и совещаний с участием высокопоставленных лиц. Обеспечивают встречу VIP-гостей, их сопровождение, помогают с рассадкой в зале или на сцене, помогают ориентироваться за кулисами и в нахождении гримерных. Волонтеры службы протокола должны знать контакты гостя или лиц, их сопровождающих, а также программу участия VIP-персоны в мероприятии. Необходимо быть готовым к высокому уровню ответственности, работе с большим объемом информации и оперативному решению вопросов без суеты и паники. Кстати, это хороший кейс для будущих сотрудников протокольных служб и организационных отделов.

Что должен делать волонтер:

Быть готовым принимать участие в оформлении зала заседания (подготовка табличек, установка настольных протокольных флагов, раскладка раздаточного материала, проверка микрофона выступающих). Оказывать содействие в сборе информационных материалов, копировании или передачи материалов по просьбе гостя, формировании «папок» раздаточного материала.

Участвовать в процедуре регистрации участников и приглашенных на заседание (совещание), вручении памятных подарков, обеспечении подхода к прессе. Главное — обеспечить оперативное взаимодействие VIP-гостей с организаторами в целях реализации программы мероприятия.

Волонтер службы протокола должен обладать грамотной устной и письменной речью, быть стрессоустойчивым, коммуникабельным и ответственным. Приветствуются знания основ протокольной деятельности, базовые знания компьютерных программ и навыки работы с офисной техникой.

Волонтеры медицинского обеспечения (волонтеры-медики).

Волонтеры этого направления оказывают медицинскую помощь гостям и участникам мероприятия. Предпочтение при наборе волонтеров этой позиции отдается студентам 3−6 курса медицинских вузов, обучающихся на лечебном, педиатрическом, медико-профилактическом, стоматологическом, фармацевтическом факультетах.

Волонтеры медицинского обеспечения должны хорошо ориентироваться «на местности». Знать все входы и выходы, в том числе пожарные и запасные, быть предельно внимательными и ответственными, руководствоваться принципом «не навреди», а также взаимодействовать с медчастью площадки и иметь контакты оперативных служб.

Что должен делать волонтер-медик:

Сопровождать врача бригады, к которой прикреплен, помогать врачу в сборе жалоб и анамнеза, при необходимости по просьбе врача проводить осмотр пациента, производить манипуляции по указанию врача. При необходимости предоставлять информацию о ближайшей аккредитованной больнице, в случае работы в составе бригады скорой медицинской помощи сопровождать больного до больницы и при необходимости помощь врачу приемного отделения

Каким организатор видит волонтера-медика:

Приветствуется знание клинических специальностей, практические навыки (первичный осмотр пациента, сбор анамнеза, жалоб), умение соблюсти все принципы медицинской этики, навыки оказания первой медицинской помощи, коммуникабельность, стрессоустойчивость, выдержанность и терпимость, соблюдение врачебной тайны, умение быстро реагировать и оценивать ситуацию, а также знание иностранного языка.



Индивидуальные ситуационные кейсы.

Организаторы мероприятия должны четко помнить, что волонтеры являются визитной карточкой мероприятия. Своевременная помощь, контроль и координация действий волонтеров должны быть приоритетом организаторов.

Организаторы мероприятия должны четко понимать, что вся вина и ответственность за ошибки и провалы лежит на них, а не на волонтерах.

Давайте рассмотрим некоторые ситуации, с которыми чаще всего сталкиваются волонтеры на мероприятиях:

1 Организаторы мероприятия отказались предоставить волонтерам питание при 8-часовом рабочем дне.

2 Волонтерам было дано задание встретить очень важных гостей рано утром, а автобус для встречи делегации не приехал.

3 Организаторы забыли выдать новую программу мероприятия, и волонтеры предоставляют гостям неактуальную информацию. О том, что организаторы в последний момент переделали программу, координатор волонтеров узнает случайно незадолго до начала мероприятия.

4 Координатор с волонтерами приходит в помещение, где проходит мероприятие, и выясняет, что в нем одновременно проходит два мероприятия.

5 Мероприятие перенеслось на следующий день, а организаторы забыли об этом предупредить координатора волонтеров. Волонтеры уже приехали на место, у них нет возможности работать в другой день.

6 Координатору волонтеров нужно срочно решить очень важный организационный вопрос, но он не может найти ответственного за работу с волонтерами на мероприятии.

7 Для работы на мероприятии одновременно привезли волонтеров двух волонтерских объединений и поставили их работать на одну функцию. Каждое волонтерское объединение работает по своей системе, и волонтеры никак не могут найти общий язык друг с другом.

8 Половина волонтеров попали в пробку и не могут вовремя приехать на мероприятие.

Для корректного взаимодействия между организаторами мероприятия и координаторами волонтеров некоторые волонтерские центры предлагают организаторам мероприятий проделать определенную работу.

Приведем пример с сайта Координационного ресурсного центра поддержки добровольческого (волонтерского) движения Тюменской области:

При обращении в Центр с целью обеспечения вашего мероприятия добровольцами, необходимо заполнить Бриф. Эти данные помогут нам качественно организовать работу волонтеров в реализации вашего проекта, мероприятия или акции.

Перед обращением в Центр определите координатора службы волонтеров на мероприятии от вашей организации (он по всем вопросам будет взаимодействовать непосредственно и только с куратором добровольческого отряда).

Кроме того, обратите внимание на Федеральный закон от 11.08.1995 г. «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)»:

В рамках данного законодательства, вы должны быть готовы обеспечивать реализацию прав волонтеров, которые указаны в статье 17.1 этого Федерального закона и быть готовым заключить договор (при необходимости) с добровольцем в порядке, предусмотренном частью 5 статьи 17.1 этого Федерального закона (подробней см. Приложение 1)

БРИФ

1. Наименование организации

2. Краткая информация об организации (не более 2 предложений)

3. Краткая информация о мероприятии/проекте: не более 5 предложений.

4. Дата, время, место работы (если волонтеры будут задействованы более 4 часов, то необходимо обеспечить их питанием, так же в соответствии с трудовым кодексом рабочий день волонтера длится не более 8 часов, до 18 лет — не более 4-х).

5. Дата, время, место обучения. Для более качественного проведения мероприятия и работы волонтеров, вам необходимо заранее провести обучение по функционалу.

6. Функционал волонтеров на мероприятии. Опишите четкие функциональные роли волонтеров. Количество необходимых волонтеров на каждом функционале.

7. Требования к волонтерам. Внешний вид, форма одежды, возраст, пол, необходимые навыки. Могут ли на мероприятии работать волонтеры с ограниченными возможностями здоровья?

8. Обеспечение

— питание, питьевой режим,

— проживание, либо штаб, где могут располагаться волонтеры во время мероприятия,

— трансфер в случае, если мероприятие проходит за пределами города,

— необходимые инструменты, материалы, реквизит для работы,

— если волонтеры работают 4 и более часов необходимо обеспечить горячее питание.

9. Форма поощрения. Благодарственные письма, памятные подарки, сувенирная и имиджевая продукция.

10. Контактная информация координатора службы волонтеров:

Укажите ФИО, номер телефона, почту и ссылку «Вконтакте» человека, который с вашей стороны будет курировать волонтеров на мероприятии. Ваш координатор взаимодействует непосредственно с куратором, отвечающим за работу волонтеров (!!! Не взаимодействует с волонтерами напрямую)

11. Ссылка на мероприятие на сайте добровольцыроссии.рф. Необходимо зарегистрировать организацию на сайте, создать мероприятие и указать функциональные роли волонтеров. Это позволит Вам самостоятельно провести отбор волонтеров и начислить им часы в волонтерскую книжку.

При работе с волонтерами пожалуйста помните: Волонтер должен чувствовать, что полезен Вам, будьте с ним вежливы, уделяйте его работе достаточное количество внимания, найдите возможность для поощрения волонтеров. В этом случае, вы сможете выстроить не однократное, а долгосрочное плодотворное сотрудничество с добровольцами в реализации ваших проектов.

— Работа на вашем мероприятии — это добровольный выбор человека, отражающий его личные взгляды и позиции.

Инструкция для координаторов по работе с волонтерами.

До мероприятия

Анализируем техническое задание

В техническом задании прописывается следующая информация:

— Описание мероприятия

— Мотивация для волонтеров

— Сколько нужно волонтеров и на какой функционал

— Особые требования для волонтеров (знание языка, умение работать в zoom, др.)

— Место и время волонтерства

— Контакты ответственного лица за мероприятие

— Форма одежды для волонтеров (можно ли приходить с татуировками, пирсингом, цветными волосами, наращёнными ногтями и пр.)

— Предоставляются ли волонтерам питание/проживание/трансфер

— Нужен ли координатор на площадке

— Проводится ли мероприятие онлайн или оффлайн

— Предоставляются ли СИЗ (средства индивидуальной защиты) и антисептики на мероприятие.

Основные моменты, которые стоит обсудить с организатором.

1. Как добраться до места проведения?
2. С кем связываться на площадке по всем вопросам?
3. Действительно ли нужно столько волонтеров?
4. Будет ли предоставлено питание волонтерам
5. Есть ли место, где волонтеры могут переодеться, оставить свои вещи (штаб, камера хранения, гардероб)? Нужен ли человек, который будет его охранять, или есть ключ/штаб расположен в закрытой охраняемой зоне? Как найти человека с ключом?
6. Будет ли предоставлен трансфер/ оплачен проезд до места проведения мероприятия?
7. Если нужно кого-то встретить — контактная информация и списки (в некоторых случаях фото) тех, кого нужно встретить.
8. Есть ли особый дресс-код мероприятия? Если мероприятие высокого уровня стоит уточнить можно ли брать волонтерами людей с цветными волосами, пирсингом, татуировками.
9. Если функционал заканчивается тогда, когда не работает общественный транспорт, предусмотрена ли оплата такси для возвращения волонтера домой?
10. Будет ли обеспечена оплата мобильной связи или выдан служебный телефон (симка) на время выполнения волонтерских обязанностей, если функционал предусматривает общение по телефону?
11. Если на мероприятии предусмотрена какая-либо специфическая деятельность, то кто будет разъяснять, что делать координатору/волонтерам? Будет ли предусмотрено обучение накануне мероприятия?

Важно: какие-то детали могут меняться во время подготовки к мероприятию. Поэтому можно уточнять у организаторов детали вплоть до дня проведения.

Что может выясниться в процессе:

— Так много волонтеров не нужно. Если волонтеры уже набраны — спрашиваем, кто не хочет участвовать в мероприятии.

— Нужно больше волонтеров. Пишем в чат мероприятия, что нужны еще люди

— Волонтеров нужно обучить. Ищем туториалы. Если нужно что-то специфическое — обговариваем с организаторами обучение волонтеров.

— Если питания не будет, просим организаторов его предоставить. Если не соглашаются, просим волонтеров взять перекус с собой.

— Проезд не оплатят. Покупаем билеты за свои деньги, сохраняем чеки.

— Волонтеры уедут/приедут поздно. Предупреждаем организатора, что нужно будет оплатить проезд или перенести время функционала.

Если вы не узнали что-то заранее, это станет проблемой, которую надо будет решать непосредственно на мероприятии.

Работаем с волонтерами

После одобрения мероприятия ожидаем заявки от волонтеров. На ответственные позиции и ответственные мероприятия желательно выбирать более опытных людей. При этом важно давать шанс новеньким волонтерам, чтобы они вливались в сообщество.

Если не можете взять человека — обязательно напишите ему и расскажите, что не берете его, потому что не хватает мест.

Собираем чат, посвященный мероприятию. В этом чате будем информировать и курировать волонтёров.

Далее, в ходе подготовки к мероприятию активно информируем волонтёров о мероприятии, напоминаем им об их функционалах и выбранном времени.

Если мероприятие на много дней, желательно за сутки до волонтерства написать большое сообщение для волонтеров следующего дня и отметить их.

Составляем договоры с волонтерами, при необходимости

Волонтерская деятельность регулируется ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)», в которой прописано подписание волонтером договора о безвозмездной (волонтерской) деятельности. Таким образом, в некоторых случаях организатор может попросить организацию, предоставляющую волонтёров, составить такие договоры.

Обычно договоры нужны в следующих случаях:

— Мероприятие мега-ответственное

— У волонтера есть материальная ответственность (выдали мерседес для встречи человека)

— Волонтер уезжает на дальнее расстояние

— Пишем на волонтеров заявки, служебные записки для пропуска волонтёра на территорию. Приходить волонтеру надо с паспортом.

На мероприятии

Активно работаете с ребятами, интересуетесь реализацией функционала на всех площадках. Если они стоят долгое время на скучном функционале или, наоборот, очень тяжелом (сильно загруженном, в трудных условиях — температурных, климатических), то желательно в какой-то момент их сменить.

Важно: являясь координатором, вам можно (и нужно) работать на площадке вместе с волонтерами. Но при этом не берите функционал, с которого вы не сможете уйти! Если возникнет проблема на площадке, именно вам придется ее оперативно решать. А тратить время на поиск замены не очень продуктивно.

После мероприятия

Пишем всем, что они молодцы. После каждого дня желательно поблагодарить волонтеров за помощь. Спрашиваем отзыв о мероприятии.

Основные виды мотивации волонтеров.

Обычно различают 5 видов мотивации для волонтеров:

1. Материальная (грамоты, мерч, сувениры, билеты)

2. Социальный (коллектив, общение с новыми людьми)

3. Процессуальный (возможность посмотреть на то, как проходит мероприятие изнутри)

4. Идейный (волонтерство ради идеи помочь другим)

5. Мотив достижения («Кто им поможет, если не я?»)

В каждом человеке обычно сочетаются несколько типов мотивации. Но в зависимости от доминирующего можно правильно распределять ребят на площадке или привлекать на те мероприятия, которые могут их заинтересовать.