1. Заблаговременное приглашение
На оперативные видеовстречи с вашими коллегами достаточно отправить приглашение за сутки. На открытые встречи с приглашением сторонних лиц — с учетом статуса лица: чем выше статус, тем раньше следует отправить приглашение. Допустимый минимум — за 5 рабочих дней.
2. Контрольное напоминание о видеовстрече
Напоминание участникам о запланированной видеовстрече накануне вечером позволит обеспечить максимальную явку.
3. Оповещение о платформе видеовстречи
Исходя из целей и формата видеовстречи, оцените удобство той или иной платформы. После выбора платформы оповестите участников о порядке регистрации, правилах входа на платформу и о возможностях технической поддержки.
4. Своевременный вход на платформу
Вход на платформу рекомендуется осуществлять заранее за 10−15 минут до начала видеовстречи с целью подготовки и проверки организационных и технических моментов.
5. Проверка интернет-соединения, изображения, звука, настроек экрана
На разных онлайн-платформах камера, микрофон, демонстрация экрана, презентация и другие функции регулируются по-разному. Настраивать эти моменты рекомендуется до входа участников видеовстречи на платформу.
6. Проверка фона
Чем формальнее уровень видеовстречи, тем сдержаннее должен быть фон, который находится за вами: например, стена, шкаф с книгами, картина, предметы декора. То есть рекомендуется выбрать фон без демонстрации особенностей домашнего быта.
7. Настройка света и освещения
Для получения наиболее четкого и яркого изображения предпочтительно, чтобы источник света располагался впереди вас и был направлен на вас, а не светил за вами, слишком высоко над вами или сбоку.
8. Угол наклона камеры
Камеру рекомендуется располагать напротив глаз, так как расположение камеры сверху или снизу делает ваш ракурс и изображение сложными для восприятия.
9. Выбор формата изображения
Если видеовстреча носит официальный характер, то изображение должно быть в горизонтальном формате и охватывать не только голову, но и туловище. Тогда как вертикальный формат изображения — для неформальных видеовстреч, где приемлемо изображение только головы в кадре.
10. Дресс-код
Проверьте соответствие фона и дресс-кода: чем официальнее видеовстреча, тем сдержаннее и строже фон и, соответственно, дресс-код. Рекомендуется одеваться полностью во избежание различных казусов, которые могут возникнуть при ваших движениях.
11. Артикуляционная гимнастика
Уделите необходимое лично вам количество времени упражнениям для разминки артикуляционного аппарата и голоса. Разработанный артикуляционный аппарат способствует улучшению речи и повышению эффективности донесения информации до слушателей.
12. Опора на нормы этикета
Не теряйте лицо, чтобы ни происходило. Сохраняйте спокойствие, держитесь намеченного плана, действуйте в соответствии с нормами делового и сетевого направлений этикета. Помните, что количество ваших слушателей может меняться по совершенно не зависящим от вас причинам.
