БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ
Слово «протокол» образовано от древне-греческого «protocollon», «protos» — первый, «kolla» — клеить. Изначально термин обозначал документ, фиксирующий какое-либо событие, факт или договоренность; позже — еще и правила оформления документов и ведения архива, которые впоследствии распространились на официальные процедуры.
Слово «этикет» образовано от французского «еtiquette» — этикетка, надпись — правила поведения людей в обществе, поддерживающие представления данного общества о подобающем. В современном виде и значении слово было впервые употреблено при дворе короля Франции Людовика XIV — гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться.
Понятия делового этикета и протокола во многом схожи и взаимосвязаны. Под протоколом сегодня понимается «выражение хороших манер» в отношениях между официальными структурами. Этикет — это проявление хороших манер в отношениях между должностными лицами, представляющими данные структуры. Поэтому протокол и этикет лучше рассматривать в комплексе.
Визиты: часть первая
Встреча гостей не является предметом рефлексии для многих. Ну пришли, и пришли — здравствуйте гости дорогие, чувствуйте себя как дома, но не забывайте, что вы в гостях. Такую картину можно наблюдать не только в бытовых ситуациях, но и в деловых кругах. Вроде как главное — разместить да накормить …
Но, как говорят корифеи мировой дипломатии, все всегда решают детали. Иногда вроде бы незначительные мелочи способны так испортить впечатление гостей, что перспективы развития партнерских отношений сводятся к нулю.
Именно поэтому готовиться к визиту делегации и организовывать для нее соответствующий прием рекомендуется на основе общепринятой протокольной практики. Протокол — это управление ситуацией, правильная атмосфера и, если хотите, манипулирование процессом.
Для начала разберемся с видами визитов. Каждое государство, руководствуясь внутренним законодательством и национальными традициями, имеет свою классификацию. В основном выделяют пять видов визитов: государственные (визиты глав государств), официальные и рабочие (деловые) визиты, неофициальные (частные) и визиты проездом.
С точки зрения муниципального управления наибольший интерес, конечно, представляют официальные и рабочие визиты. О них и пойдет речь далее.
Первые отличаются своей значимостью, поскольку они организуются в целях обсуждения стратегических аспектов сотрудничества и предполагают подписание некоего итогового документа. В данном случае принимающая сторона на разных этапах визита оказывает церемониальные почести гостям.
Рабочие визиты предусматривают переговоры, консультации и встречи по конкретным направлениям сотрудничества: здесь торжественная часть сводится к минимуму.
| Официальный визит | Рабочий визит | |||||||
| Применительно к муниципальному управлению | ||||||||
| Цель | ||||||||
| Знакомство, обсуждение стратегических аспектов сотрудничества. | Обсуждение и проработка конкретных направлений сотрудничества. | |||||||
| Уровень участников | ||||||||
| Руководители органов местных администраций, как Российской Федерации, так и иностранных государств. | Любой. | |||||||
| Где встречать/провожать? | ||||||||
| У трапа самолета, у выхода из вагона поезда, на границе муниципального образования. | В зоне прилета аэропорта или в зале ожидания вокзала, у здания администрации. | |||||||
| Кто встречает/провожает? | ||||||||
Руководитель местной администрации или его заместитель (в исключительных случаях); Руководитель протокола; Переводчик (при необходимости); Иные лица (по поручению руководителя). | Представитель администрации, соответствующий главе делегации по должности или на одну ступень ниже; Переводчик (при необходимости); Иные лица (в зависимости от тематики). | |||||||
| Нужны ли цветы? | ||||||||
| Вручаются женщинам, входящим в делегацию. | Могут быть вручены женщинам, входящим в делегацию, как знак уважения. | |||||||
| Флаги и СМИ? | ||||||||
| Обязательна установка флагов, допустимо краткое заявление для прессы. | Не предусматриваются. | |||||||
| Транспорт? | ||||||||
| Машина представительского класса (для руководителя) и иные автомобили. | Автомобили «D» и «Е» класса, микроавтобусы. | |||||||
| Место проведения переговоров? | ||||||||
| Предпочтительно использовать специальные помещения в комплексе зданий организации. | Определяется исходя из программы визита. | |||||||
| Обмен подарками и сувенирами? | ||||||||
| Обязателен. | Желателен. | |||||||
| Культурная программа? | ||||||||
| Желательна: посещение музея, концерта, или спектакля, экскурсия. | Не обязательна. | |||||||
Дюжина советов
Работай над планом. Потом по плану.
Любой визит, независимо от его вида, требует разработки программы. Корректно составленная программа позволяет быстро ориентироваться в происходящем участникам визита как с принимающей, так и с пребывающей стороны. Чем лаконичнее будет документ, тем проще будет избежать ошибок при подготовке и проведении мероприятия.
НЕТ ПРЕСТУПЛЕНИЯМ ПРОТИВ ЧЕЛОВЕЧНОСТИ!
При разработке программы стоит учитывать, что для гостей характерны все нормальные человеческие потребности. Они устают, хотят есть, пить, отдохнуть.
Одна хорошо, а две лучше
Обычно готовятся два варианта программы. Первый — общий для гостей — представляет собой расписанный по времени график пребывания. Второй — технический для организаторов. В нем дополнительно отражаются все организационные детали приема делегации, которые гостям знать необязательно. Например, персональный состав встречающих и провожающих, транспортное обеспечение, включая телефоны и имена водителей, участие представителей СМИ, вручение цветов, рассадка по автомобилям, размещение в гостинице, порядок выступлений на переговорах. По каждому из вопросов рекомендуется определить ответственных за его выполнение лиц.
Если Ходят с парой
Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой, участвующей впоследствии во всех представительских мероприятиях и мероприятиях программы, специально подготовленной для супруги гостя.
ДЕТЯМ МОРОЖЕНОЕ, ЕГО БАБЕ — ЦВЕТЫ!
Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы, например, пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.
СОГЛАСНО УСТАНОВЛЕННОЙ ОЧЕРЕДНОСТИ
При встрече гостей первым представляется глава встречающей делегации и представляет супругу, если она с ним. Вторым представляется сам и представляет супругу глава делегации гостей. Далее глава встречающей делегации представляет сопровождающих его лиц по старшинству. Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации. Этих правил в последующем придерживаются на всех этапах визита.
Поехали!
Согласно международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Почетным считается место на заднем сиденье справа по ходу движения. Если используется личный автомобиль и в роли водителя выступает хозяин, то почетным местом для гостя будет сиденье рядом с водителем.
НЕ ЗНАЕШЬ — СПРОСИ!
Не стесняйтесь обратиться за помощью к коллегам, друзьям, знакомым экспертам и даже к самим партнерам. Особенно это
важно при подборе сувениров и организации питания.
Свобода совести и вероисповеданий
Гости могут иметь особенные пожелания, связанные с их религиозными, национальными и культурными воззрениями. Это также необходимо учитывать при подготовке визита, в особенности при подборе подарков, цветов, блюд меню, оформлении помещений.
ТОЧНОСТЬ — ВЕЖЛИВОСТЬ КОРОЛЕЙ И ДОЛГ ВСЕХ ДОБРЫХ ЛЮДЕЙ
Все мероприятия должны начинаться и оканчиваться строго в обозначенное время. Прогнозируемые задержки можно закладывать в трансферы.
ЛЮБОЕ ИЗЛИШЕСТВО ПРОТИВНО ПРИРОДЕ
Излишнее гостеприимство может полностью сорвать работу на следующий день. Надо стараться избегать «перебора» в культурной части, излишнего количества спиртного за ужином.
ДО ПОСЛЕДНЕГО КЛИЕНТА
Пока гость не покинул здание/территорию нельзя терять концентрацию. Поэтому не забывайте про себя и весь технический персонал, который также должен быть накормлен, напоен и свеж. Именно от их успешной работы зависит успех всего дела.
Исторические параллели
История протокола в России уходит корнями в XVI век, когда в 1549 г. царем Иваном Грозным было учреждено первое внешнеполитическое ведомство государства российского, получившее название Посольский приказ. На него были возложены общее руководство внешней политикой страны и вся текущая дипломатическая работа, в том числе отправка русских миссий за границу и прием иностранных представительств.
Послами назначались люди, пользовавшиеся доверием царя и Боярской думы. Посланники же были преимущественно из числа дворян и дьяков и посылались по менее важным делам.
Особым действом считался въезд иностранного посла в Москву. Посольский поезд во главе с «болшим» послом и процессия «встречников» съезжались в установленном месте. Обычно иностранных послов встречали приставы с небольшой свитой, которые обеспечивали им охрану, снабжение и ночлег. Общение приставов с послами проводилось с целью сбора сведений о внутреннем положении той страны, которую представляло то или иное посольство, а также о намерениях и полномочиях послов. Приставы поддерживали постоянную связь с Посольским приказом и сообщали ему собранные сведения.
Посольское шествие на аудиенцию к государю обставлялось с еще большей торжественностью, чем въезд в столицу. Через несколько дней после первой аудиенции проводилась вторая — царь сообщал послам, что он ознакомился с содержанием «верющей грамоты» и объявлял, какие бояре назначены «в ответ».