Цикл публикаций для тех, кто заинтересован в успешном проведении мероприятий, переговоров и заботится о своем имидже.

 

В наши дни многие нормы дипломатического протокола, такие, например, как порядок нанесения визитов и проведения приемов,  актуальны не только для профессиональных дипломатов. Современные тенденции развития территорий говорят о том, что они будут весьма полезны и для представителей так называемой народной дипломатии, и для первых лиц органов местного самоуправления. Именно поэтому в 2020 году рубрика «Руководителю на заметку» будет посвящена правилам протокола и этикета. За ее содержательное наполнение взялись Исполнительная дирекция Совета и Комитет организационной работы и протокола Администрации Томской области, который, к слову, дополнительно ведет тематический Инстаграм-канал «Рrotocol.70».

 

БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ

Слово «протокол» образовано от древне-греческого «protocollon», «protos» — первый, «kolla» — клеить. Изначально термин обозначал документ, фиксирующий какое-либо событие, факт или договоренность; позже — еще и правила оформления документов и ведения архива, которые впоследствии распространились на официальные процедуры.

Слово «этикет» образовано от французского «еtiquette» — этикетка, надпись — правила поведения людей в обществе, поддерживающие представления данного общества о подобающем. В современном виде и значении слово было впервые употреблено при дворе короля Франции Людовика XIV — гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться.

Понятия делового этикета и протокола во многом схожи и взаимосвязаны. Под протоколом сегодня понимается «выражение хороших манер» в отношениях между официальными структурами. Этикет – это проявление хороших манер в отношениях между должностными лицами, представляющими данные структуры. Поэтому протокол и этикет лучше рассматривать в комплексе.

Визиты: часть первая

Встреча гостей не является предметом рефлексии для многих. Ну пришли, и пришли — здравствуйте гости дорогие, чувствуйте себя как дома, но не забывайте, что вы в гостях. Такую картину можно наблюдать не только в бытовых ситуациях, но и в деловых кругах. Вроде как главное — разместить да накормить …

Но, как говорят корифеи мировой дипломатии, все всегда решают детали. Иногда вроде бы незначительные мелочи способны так испортить впечатление гостей, что перспективы развития партнерских отношений сводятся к нулю.

Именно поэтому готовиться к визиту делегации и организовывать для нее соответствующий прием рекомендуется на основе общепринятой протокольной практики. Протокол – это управление ситуацией, правильная атмосфера и, если хотите, манипулирование процессом.

Для начала разберемся с видами визитов. Каждое государство, руководствуясь внутренним законодательством и национальными традициями, имеет свою классификацию. В основном выделяют пять видов визитов: государственные (визиты глав государств), официальные и рабочие (деловые) визиты, неофициальные (частные) и визиты проездом.

С точки зрения муниципального управления наибольший интерес, конечно, представляют официальные и рабочие визиты. О них и пойдет речь далее.

Первые отличаются своей значимостью, поскольку они организуются в целях обсуждения стратегических аспектов сотрудничества и предполагают подписание некоего итогового документа. В данном случае принимающая сторона на разных этапах визита оказывает церемониальные почести гостям.

Рабочие визиты предусматривают переговоры, консультации и встречи по конкретным направлениям сотрудничества: здесь торжественная часть сводится к минимуму.

 

ПОЧУВСТВУЙ РАЗНИЦУ

Официальный визит Рабочий визит
Применительно к муниципальному управлению
Цель
Знакомство, обсуждение стратегических аспектов сотрудничества. Обсуждение и проработка конкретных направлений сотрудничества.
Уровень участников
Руководители органов  местных администраций,

как Российской Федерации, так и иностранных

государств.

Любой.
Где встречать/провожать?
У трапа самолета,  у выхода из вагона поезда, на границе муниципального образования. В зоне прилета аэропорта или в зале  ожидания вокзала, у здания администрации.
Кто встречает/провожает?

Руководитель местной администрации или его заместитель (в исключительных случаях);

Руководитель протокола;

Переводчик (при необходимости);

Иные лица (по поручению руководителя).

Представитель администрации, соответствующий главе делегации по должности или на одну ступень ниже;

Переводчик (при необходимости);

Иные лица (в зависимости от тематики).

Нужны ли цветы?
Вручаются женщинам, входящим в делегацию. Могут быть вручены женщинам, входящим

в делегацию, как знак уважения.

Флаги и СМИ?
Обязательна установка флагов, допустимо краткое заявление для прессы. Не предусматриваются.
Транспорт?
Машина представительского класса (для руководителя)  и иные автомобили. Автомобили «D» и «Е» класса, микроавтобусы.
Место проведения переговоров?
Предпочтительно использовать специальные помещения в комплексе зданий организации. Определяется исходя из программы визита.
Обмен подарками и сувенирами?
Обязателен. Желателен.
Культурная программа?
Желательна: посещение музея, концерта, или  спектакля, экскурсия. Не обязательна.

 

Дюжина советов

Работай над планом. Потом по плану.

Любой визит, независимо от его вида, требует разработки программы. Корректно составленная программа позволяет быстро ориентироваться в происходящем участникам визита как с принимающей, так и с пребывающей стороны. Чем лаконичнее будет документ, тем проще будет избежать ошибок при подготовке и проведении мероприятия.

 

НЕТ ПРЕСТУПЛЕНИЯМ ПРОТИВ ЧЕЛОВЕЧНОСТИ!

При разработке программы стоит учитывать, что для гостей характерны все нормальные человеческие потребности. Они устают, хотят есть, пить, отдохнуть.

 

Одна хорошо, а две лучше

Обычно готовятся два варианта программы. Первый – общий для гостей – представляет собой расписанный по времени график пребывания. Второй – технический для организаторов. В нем дополнительно отражаются все организационные детали приема делегации, которые гостям знать необязательно. Например, персональный состав встречающих и провожающих, транспортное обеспечение, включая телефоны и имена водителей, участие представителей СМИ, вручение цветов, рассадка по автомобилям, размещение в гостинице, порядок выступлений на переговорах.  По каждому из вопросов рекомендуется определить ответственных за его выполнение лиц.

 

Если Ходят с парой

Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой, участвующей впоследствии во всех представительских мероприятиях и мероприятиях программы, специально подготовленной для супруги гостя.

 

ДЕТЯМ МОРОЖЕНОЕ, ЕГО БАБЕ — ЦВЕТЫ!

Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы, например, пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.

 

СОГЛАСНО УСТАНОВЛЕННОЙ ОЧЕРЕДНОСТИ

При встрече гостей первым представляется глава встречающей делегации и представляет супругу, если она с ним. Вторым представляется сам и представляет супругу глава делегации гостей. Далее глава встречающей делегации представляет сопровождающих его лиц по старшинству. Глава прибывшей делегации таким же образом представляет членов своей делегации. Этих правил в последующем придерживаются на всех этапах визита.

 

Поехали!

Согласно международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Почетным считается место на заднем сиденье справа по ходу движения. Если используется личный автомобиль и в роли водителя выступает хозяин, то почетным местом для гостя будет сиденье рядом с водителем.

 

НЕ ЗНАЕШЬ — СПРОСИ!

Не стесняйтесь обратиться за помощью к коллегам, друзьям, знакомым экспертам и даже к самим партнерам. Особенно это

важно при подборе сувениров и организации питания.

 

Свобода совести и вероисповеданий

Гости могут иметь особенные пожелания, связанные с их религиозными, национальными и культурными воззрениями. Это также необходимо учитывать при подготовке визита, в особенности при подборе подарков, цветов, блюд меню, оформлении помещений.

 

ТОЧНОСТЬ — ВЕЖЛИВОСТЬ КОРОЛЕЙ И ДОЛГ ВСЕХ ДОБРЫХ ЛЮДЕЙ

Все мероприятия должны начинаться и оканчиваться строго в обозначенное время. Прогнозируемые задержки можно закладывать в трансферы.

 

ЛЮБОЕ ИЗЛИШЕСТВО ПРОТИВНО ПРИРОДЕ

Излишнее гостеприимство может полностью сорвать работу на следующий день. Надо стараться избегать «перебора» в культурной части, излишнего количества спиртного за ужином.

 

ДО ПОСЛЕДНЕГО КЛИЕНТА

Пока гость не покинул здание/территорию нельзя терять концентрацию. Поэтому не забывайте про себя и весь технический персонал, который также должен быть накормлен, напоен и свеж. Именно от их успешной работы зависит успех всего дела.

 

Исторические параллели

История протокола в России уходит корнями в XVI век, когда в 1549 г. царем Иваном Грозным было учреждено первое внешнеполитическое ведомство государства российского, получившее название Посольский приказ. На него были возложены общее руководство внешней политикой страны и вся текущая дипломатическая работа, в том числе отправка русских миссий за границу и прием иностранных представительств.

Послами назначались люди, пользовавшиеся доверием царя и Боярской думы. Посланники же были преимущественно из числа дворян и дьяков и посылались по менее важным делам.

Особым действом считался въезд иностранного посла в Москву. Посольский поезд во главе с «болшим» послом и процессия «встречников» съезжались в установленном месте. Обычно иностранных послов встречали приставы с небольшой свитой, которые обеспечивали им охрану, снабжение и ночлег. Общение приставов с послами проводилось с целью сбора сведений о внутреннем положении той страны, которую представляло то или иное посольство, а также о намерениях и полномочиях послов. Приставы поддерживали постоянную связь с Посольским приказом и сообщали ему собранные сведения.

Посольское шествие на аудиенцию к государю обставлялось с еще большей торжественностью, чем въезд в столицу. Через несколько дней после первой аудиенции проводилась вторая — царь сообщал послам, что он ознакомился с содержанием «верющей грамоты» и объявлял, какие бояре назначены «в ответ».